Libérez votre entreprise des contraintes du papier

Un serveur de fichiers stocke des documents dans des dossiers, sans gestion du cycle de vie ni des droits fins. Une GED (Gestion Électronique des Documents) va bien plus loin : elle indexe le contenu des documents via OCR, gère les versions, orchestre les workflows de validation, applique automatiquement les durées de conservation légales et garantit une piste d’audit complète. Pour les entreprises de Villefranche-sur-Saône, Lyon et Mâcon, c’est la différence entre un simple stockage et un véritable outil de productivité documentaire.

La LAD (Lecture Automatique de Documents) utilise l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) et l’IA pour extraire automatiquement les informations structurées d’un document : numéro de facture, montant, date, nom du fournisseur, SIREN… Ces données sont ensuite injectées directement dans votre ERP ou GED sans saisie manuelle. La LAD réduit drastiquement les erreurs de saisie et accélère les cycles de traitement comptable pour les entreprises de la région caladoise.

Un workflow est un circuit de validation automatisé. Exemple : une facture reçue est capturée, reconnue par LAD, envoyée automatiquement au responsable de la commande pour validation, puis au comptable pour paiement, avec relance si aucune action sous 48h. ACRT paramètre ces circuits sur mesure selon votre organisation — simple ou multi-niveaux, avec délégation de signature, notifications par email ou application mobile.

Un document numérique a valeur probante lorsqu’il peut être présenté comme preuve en cas de litige ou de contrôle fiscal, au même titre qu’un original papier. Cela nécessite : un horodatage certifié, une signature électronique, un chiffrement garantissant l’intégrité du fichier, et une piste d’audit prouvant qu’il n’a pas été modifié. Les solutions d’archivage déployées par ACRT à Villefranche-sur-Saône et Mâcon répondent à ces exigences légales françaises et européennes.

Les solutions GED déployées par ACRT proposent des connecteurs standards (API REST, WebServices) pour s’interfacer avec la plupart des ERP du marché (SAP, Sage, Cegid, Dynamics…). L’intégration permet par exemple d’accéder directement aux documents liés à une commande ou une facture depuis votre ERP, sans changer d’interface. ACRT réalise un audit de faisabilité technique préalable pour valider la compatibilité avec votre environnement actuel.

Le délai de déploiement dépend de la complexité de votre organisation. Une installation standard pour une TPE ou PME du Rhône se réalise en 4 à 8 semaines : audit de flux, paramétrage, formation des utilisateurs à Villefranche-sur-Saône ou Mâcon, mise en production. Un projet plus complexe avec intégration ERP et workflows multi-sites peut nécessiter 3 à 6 mois. ACRT propose une approche progressive qui permet de démarrer rapidement sur un premier périmètre.

ACRT propose les deux modes selon vos contraintes. Le SaaS (hébergement cloud) offre une mise en œuvre rapide, des mises à jour automatiques et un accès depuis n’importe quel appareil — idéal pour les structures sans DSI. L’installation on-premise (sur vos serveurs) est préférable si vous avez des contraintes de souveraineté des données ou de sécurité renforcée. Un modèle hybride est également possible pour les entreprises multi-sites du Rhône, de l’Isère (38) et de la Loire (42).

Oui. ACRT assure le support technique et l’évolution fonctionnelle de votre GED depuis Villefranche-sur-Saône. Nos contrats incluent les mises à jour, l’assistance utilisateur, l’ajout de nouveaux workflows et l’extension à de nouveaux périmètres documentaires. Nous sommes également à vos côtés lors des évolutions réglementaires (nouvelles obligations de conservation, mise à jour RGPD) pour maintenir votre conformité dans le Rhône (69), la Saône-et-Loire (71), l’Isère (38) et au-delà.